Déclaration de protection des données.

Le traitement des données sur cette plateforme relève de : Florian Auderset Uttewil 112 3178 Bösingen E-mail : info@samicloud.ch

La loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) est applicable. Cette déclaration s'adresse aux familles qui demandent ou réservent une visite, aux personnes qui écrivent à une société via son formulaire de contact ou à SamiCloud via le formulaire de contact de la page pour les sociétés, et aux membres des sociétés.

SamiCloud et la société que tu choisis sont responsables chacun de son propre périmètre, et non conjointement.

SamiCloud répond de ton compte et de tout ce qui est enregistré sur la plateforme. La société répond de ce qu'elle fait des indications reçues, y compris ses propres notes sur une visite, ses impressions papier et sa comptabilité. Pour cette part, adresse tes demandes d'accès ou de suppression directement à la société.

Lors de l'inscription et de la réservation, nous collectons ce que tu nous transmets : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de la visite ainsi que les indications des portraits des personnes participantes. S'y ajoutent les messages que tu écris à la société et, à titre facultatif, les évaluations et retours après la visite. Ces données servent à organiser et réaliser les visites de Saint-Nicolas et sont rendues accessibles à la société choisie.

Si tu écris à une société via son formulaire de contact, nous enregistrons ton nom, ton adresse e-mail et ton message et les transmettons à la société.

Si tu écris à SamiCloud via le formulaire de contact de la page pour les sociétés, nous enregistrons ton nom, ton adresse e-mail, ton message et la langue de la page, afin de te répondre. Seul l'exploitant de la plateforme peut les lire ; nous les supprimons après douze mois.

Si tu configures un deuxième facteur pour la connexion, nous enregistrons soit la clé secrète de ton application d'authentification (chiffrée), soit, pour chaque clé d'accès (passkey), la clé publique de ton appareil, le nom que tu lui donnes et les dates d'ajout et de dernière utilisation. S'y ajoutent tes codes de récupération (chiffrés). Ton visage, ton empreinte ou le code de ton appareil restent sur ton appareil et ne nous parviennent jamais.

Pour des raisons techniques, nous traitons en outre ton adresse IP et l'identifiant de ton navigateur : dans la session de connexion, pour la protection contre les tentatives de connexion répétées et contre les envois en masse via le formulaire de contact, ainsi que dans les journaux de nos hébergeurs.

Les données servent à la mise en relation et au déroulement des visites entre familles et sociétés : fixation du rendez-vous, planification, facturation, communication autour de la visite et, librement, retours et évaluations après la visite. La plateforme sert en outre aux sociétés à planifier leurs tournées et leurs membres. Nous n'utilisons les données techniques que pour une exploitation sûre. Aucune analyse à des fins publicitaires n'a lieu. SamiCloud peut envoyer aux sociétés des bons pour le pass de saison : par envoi groupé uniquement aux Org Admins qui ont accepté de recevoir des nouvelles par e-mail, ou en remerciement de ton propre retour à SamiCloud — tu peux te désabonner de ce courriel de remerciement par le lien en bas de page. Un code de réduction personnel appartient à la société ; nous enregistrons quand il a été envoyé et s'il a été utilisé.

Après une saison, nous invitons les Org Admins des sociétés à une enquête plateforme. Ta réponse t'appartient, pas à la société. Nous l'analysons pour améliorer la plateforme et ne te recontactons que si tu l'as permis. En remerciement, tu reçois un code de réduction lié à ta personne. Tu peux te désabonner définitivement de l'invitation par le lien en bas de page.

Les portraits contiennent des indications sur des enfants. Le prénom et les textes d'un portrait sont enregistrés chiffrés dans la base de données et accessibles uniquement à la société réservée. Pour rechercher une erreur, l'exploitant peut se connecter à un compte ; chacun de ces accès est journalisé. Après la visite, plus personne n'a besoin des portraits ; tu peux les supprimer toi-même à tout moment en supprimant ton compte.

Si tu es membre d'une société, nous traitons, pour que vous puissiez collaborer au sein de la société : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse, ton rôle et tes équipes, tes réponses aux sondages de disponibilité, sur demande une photo de profil ainsi que, pour le remboursement de frais, ton IBAN et le titulaire du compte (enregistrés chiffrés) et tes frais avec leurs justificatifs. Si la société a activé la fonction SMS, tu reçois des SMS concernant tes interventions.

Pendant que le mode visite est actif, ton appareil transmet sa position environ toutes les cinq minutes. Seule la dernière position transmise de ton équipe est enregistrée ; chaque transmission remplace la précédente, et la société la voit dans son aperçu des visites.

Ce que la société fait de ces indications relève de sa propre responsabilité (voir « Deux responsables »). Tu peux supprimer ton compte dès qu'aucune société ne te compte plus parmi ses membres.

Certaines fonctions utilisent OpenAI :

• l'aide à la formulation des portraits, uniquement si tu l'appelles ;
• les histoires et les synthèses de saison pour les sociétés, uniquement à leur demande ;
• l'assistant d'aide de l'espace société : il ne reçoit que la question et le manuel, aucune donnée de la plateforme ;
• l'analyse des justificatifs : si quelqu'un photographie un justificatif avec l'appareil photo du téléphone en saisissant une dépense ou une recette, la photo est envoyée, réduite, à OpenAI pour pré-remplir le montant, la description, la catégorie et la date. Ce qui figure sur le justificatif est transmis aussi ; qui ne le souhaite pas téléverse le justificatif comme d'habitude.
• les images d'annonce : lorsqu'une société fait dessiner une image pour son annonce ou pour Instagram, la scène choisie, sa précision et la représentation de Saint-Nicolas sont transmises à OpenAI ; pour une annonce complète aussi le titre, le texte, le délai d'inscription et les coordonnées choisies de la société, pour une annonce simplifiée sur Instagram le titre et le délai d'inscription. Le logo n'est pas transmis, SamiCloud l'insère lui-même ;
• l'analyse de l'enquête plateforme : pour que SamiCloud puisse résumer les réponses des sociétés, leurs textes sont transmis à OpenAI. Nous retirons au préalable les noms, adresses e-mail et noms de sociétés.

Avant que des textes liés à une réservation quittent la plateforme (portrait, histoire, retours), nous remplaçons tous les noms que nous connaissons pour cette réservation : le prénom de l'enfant par une désignation neutre comme « l'enfant » ou, dans les histoires, par un prénom de remplacement à la sonorité proche ; frères et sœurs, parents et le nom du ou de la titulaire du compte par leur rôle. Les noms que nous ne connaissons pas, par exemple une voisine que tu mentionnes dans un texte, sont transmis tels qu'ils sont écrits. Les adresses et numéros de téléphone du compte et de la réservation ne sont jamais transmis.

Nous demandons à OpenAI de ne pas archiver les requêtes. OpenAI les conserve au maximum 30 jours pour lutter contre les abus et ne les utilise pas pour entraîner des modèles.

La plateforme prend deux décisions sans intervention humaine :

• Annulation automatique : si une société l'a activée, SamiCloud annule de lui-même une réservation lorsque des portraits manquent encore à l'échéance du délai des portraits. Nous te le rappelons auparavant par e-mail. Tu peux faire valoir ton point de vue et demander qu'une personne réexamine l'annulation ; adresse-toi pour cela à la société ou à info@samicloud.ch.
• Clôture de la saison : si le pass de saison d'une société expire alors que sa saison est encore ouverte, la plateforme clôt la saison. Les demandes ouvertes sont refusées (tu reçois le refus habituel), les réservations restantes sont annulées sans message ; la société en reçoit la liste. Si la visite a lieu malgré tout, tu le règles directement avec la société.

Auprès des sociétés qui confirment les demandes immédiatement, ta réservation est confirmée automatiquement dès qu'un créneau est libre.

Nous n'utilisons que des cookies nécessaires au fonctionnement de la plateforme :

• session et protection contre les formulaires falsifiés, valables jusqu'à deux heures après ta dernière activité ;
• « Rester connecté », si tu le choisis ou si tu te connectes via un fournisseur tiers, jusqu'à ta déconnexion ;
• le choix de la langue, un an ;
• la confirmation de l'avis indiquant que les pages publiques ne sont pas destinées aux enfants de moins de dix ans, 30 jours.

Dans l'espace société, ton navigateur retient en outre des réglages d'affichage (clair ou sombre, navigation repliée) et l'état du mode visite ; ces indications restent sur ton appareil. Il n'y a aucun cookie de suivi ou de publicité. Nous comptons uniquement combien de fois un profil de société est consulté par jour et combien de ces consultations sont venues du code QR de la société ; aucun cookie n'est déposé, aucune adresse IP ni autre caractéristique de ton appareil n'est enregistrée.

Pour qu'aucun envoi en masse ne passe par les formulaires de contact, ton navigateur résout discrètement un petit calcul pendant que tu le remplis. Cela se passe entièrement entre ton navigateur et SamiCloud : aucun tiers n'intervient, et le calcul ne dépose aucun cookie ni n'enregistre ton adresse IP. Un message sans calcul résolu n'est pas transmis. Nous comptons uniquement, par formulaire, combien de calculs ont été émis, résolus ou refusés, et supprimons ce décompte après 90 jours.

La page de la carte et les cartes de l'espace société chargent Google Maps dès l'ouverture ; une page de société seulement lorsque tu y ouvres une carte. Google peut alors déposer ses propres cookies (voir « Sous-traitants et transmission »).

Tu peux refuser ou supprimer les cookies dans ton navigateur à tout moment. Sans cookie de session, la connexion n'est toutefois pas possible, et l'avis pour les enfants réapparaît alors à chaque visite.

Au lieu d'un mot de passe, tu peux aussi te connecter via Google, Microsoft ou Apple, pour autant que cette option soit proposée. Le fournisseur nous transmet alors ton nom, ton adresse e-mail et un identifiant technique de compte ; dans ce cas, aucun mot de passe n'est collecté ni enregistré sur SamiCloud. Nous utilisons ces données exclusivement pour créer ton compte et t'authentifier.

Les données que le fournisseur traite lui-même lors de la connexion relèvent de sa propre responsabilité ; ses règles de protection des données s'appliquent. Tu peux rompre le lien avec ton compte fournisseur à tout moment en supprimant ton compte SamiCloud.

Tes données ne sont ni vendues ni transmises à des fins publicitaires. Les données de réservation ne sont visibles que par la société réservée. Pour l'exploitation, nous recourons aux prestataires suivants :

• Laravel Holdings Inc. (États-Unis) : exploitation de la plateforme via Laravel Cloud, sur l'infrastructure d'Amazon Web Services ; la base de données se trouve dans le centre de données de Francfort.
• Cloudflare Inc. (États-Unis) : diffusion des pages, protection contre les attaques et stockage des images, documents et justificatifs téléversés.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxembourg), centre de données de Francfort : envoi des e-mails, avec l'indication si un e-mail a été distribué ou rejeté, et conservation des copies de sauvegarde nocturnes.
• Google Ireland Ltd. (Irlande) / Google LLC (USA), Microsoft Ireland Operations Ltd. (Irlande) / Microsoft Corp. (USA), Apple Distribution International Ltd. (Irlande) / Apple Inc. (USA) : connexion via des fournisseurs tiers, uniquement si tu l'utilises (voir la section « Connexion via des fournisseurs tiers »).
• Google Ireland Ltd. (Irlande) / Google LLC (USA) : affichage des cartes, conversion des adresses de visite en coordonnées et calcul des temps de trajet et des itinéraires. Google reçoit pour cela l'adresse de la visite et, au chargement d'une carte, ton adresse IP.
• OpenAI Ireland Ltd. (Irlande) / OpenAI, L.L.C. (USA) : l'assistance par l'IA et l'analyse des justificatifs décrites ci-dessus.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxembourg), centre de données de Francfort : envoi de SMS, pour autant qu'une société ait activé cette fonction ; aux familles uniquement si elles ont consenti à recevoir des SMS.
• Stripe Inc. (USA) / Stripe Payments Europe (Irlande) : traitement des paiements, y compris les rabais des promotions et des codes de réduction, pour autant qu'une société souscrive une offre payante. Les familles paient leur visite directement à la société, non via la plateforme.
• GitHub Inc. (USA) : les signalements d'erreurs et les souhaits que les membres des sociétés nous envoient via la plateforme sont enregistrés comme tâches chez GitHub, avec le nom de la société.
• Laravel Holdings Inc. (USA) : surveillance de la plateforme avec Nightwatch, pour que nous trouvions les erreurs et les pages lentes. Pour cela, des données techniques sur les pages consultées, les tâches en arrière-plan, les e-mails envoyés et les erreurs sont transmises à Laravel : quelle page a été consultée, mais sans codes, numéros ou termes de recherche de l'adresse, et ton adresse IP ; pour les personnes connectées uniquement le numéro interne du compte (ni nom ni adresse e-mail) ; pour les e-mails uniquement le type et le nombre de destinataires, pas l'objet ; pour les erreurs le message d'erreur, dont nous retirons les adresses e-mail, les IBAN et les valeurs de la base de données. Ce que tu saisis dans les formulaires n'est pas transmis.

Selon l'annexe 1 de l'ordonnance sur la protection des données, l'Irlande, le Luxembourg et l'Allemagne offrent une protection adéquate. Depuis le 15 septembre 2024, il en va de même pour les États-Unis auprès des entreprises certifiées selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Lorsqu'un prestataire n'est pas certifié, nous nous fondons sur ses clauses contractuelles types (art. 16, al. 2, LPD).

Nous conservons les données aussi longtemps qu'elles sont nécessaires à la visite et à son déroulement. Nous supprimons automatiquement les entrées d'historique des réservations et les données cartographiques mises en cache après un an, la session de connexion peu après son expiration. Nous conservons les réponses à une enquête plateforme trois ans après sa fin, afin de pouvoir comparer les années. Nous conservons les e-mails envoyés 90 jours, tels qu'ils ont été envoyés, pour pouvoir répondre aux questions sur leur distribution ; les pièces jointes seulement par leur nom. Si les e-mails à ton adresse n'arrivent durablement pas, la société avec laquelle tu es en contact voit une indication, afin de pouvoir t'appeler.

Si tu supprimes ton compte, ton compte, les e-mails qui t'ont été envoyés, tes portraits, messages, demandes, évaluations et retours ainsi que tes réponses aux enquêtes plateforme disparaissent immédiatement, de même que ton adresse dans l'historique de réservation et dans les données cartographiques ainsi que les anciennes notifications des membres de la société concernant ta réservation. La société conserve le justificatif de la visite sans ton nom (date, nombre de personnes, prix, numéro postal et localité), car il lui est nécessaire pour sa comptabilité et soumis à des délais légaux de conservation ; de même sa propre note sur la visite et l'histoire de la soirée, qui ne contient aucun vrai nom.

Chaque nuit, nous créons une copie de sauvegarde chiffrée afin que rien ne se perde après une panne. Les données supprimées n'en disparaissent pas immédiatement, mais lorsque les copies concernées expirent, au plus tard après deux ans. Nous n'accédons aux copies de sauvegarde que pour restaurer la plateforme.

Tu as le droit d'accéder à tes données, de les faire rectifier ou supprimer, de t'opposer à un traitement ainsi que de recevoir les données que tu nous as confiées dans un format électronique courant ou de les faire transmettre à un autre responsable.

Tu obtiens l'accès toi-même : sous « Mon espace → Mon profil → Mes données », tu télécharges tout ce que nous avons enregistré à ton sujet, en tant que famille comme en tant que membre d'une société ; en tant que famille, tu y supprimes aussi ton compte. Si tu n'as pas de compte personnel, par exemple parce qu'une société t'a inscrit sans compte, ou si tu as des questions, écris à info@samicloud.ch. Tu reçois les mêmes informations gratuitement et dans les 30 jours ; auparavant, nous vérifions que la demande vient bien de toi. Pour les propres enregistrements d'une société, adresse-toi à elle.

Si tu n'es pas d'accord avec notre réponse, tu peux t'adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).