Datenschutzerklärung.

Für die Datenbearbeitung auf dieser Plattform verantwortlich ist: Florian Auderset Uttewil 112 3178 Bösingen E-Mail: info@samicloud.ch

Es gilt das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG). Diese Erklärung richtet sich an Familien, die einen Besuch anfragen oder buchen, an Personen, die einem Verein über sein Kontaktformular oder SamiCloud über das Kontaktformular auf der Seite für Vereine schreiben, und an die Mitglieder der Vereine.

SamiCloud und der von dir gewählte Verein sind je für ihren eigenen Bereich verantwortlich, nicht gemeinsam.

SamiCloud verantwortet dein Konto und alles, was auf der Plattform gespeichert ist. Der Verein verantwortet, was er mit den erhaltenen Angaben tut, auch seine eigenen Notizen zu einem Besuch, seine Ausdrucke und seine Buchhaltung. Auskunft und Löschung zu diesem Teil verlangst du direkt beim Verein.

Bei der Registrierung und Buchung erheben wir die Angaben, die du uns übermittelst: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Besuchsadresse sowie die Angaben in den Steckbriefen der teilnehmenden Personen. Dazu kommen die Nachrichten, die du dem Verein schreibst, sowie freiwillige Bewertungen und Rückmeldungen nach dem Besuch. Diese Daten werden für die Organisation und Durchführung der St.-Niklaus-Besuche verwendet und dem von dir gewählten Verein zugänglich gemacht.

Schreibst du einem Verein über sein Kontaktformular, speichern wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht und leiten sie an den Verein weiter.

Schreibst du SamiCloud über das Kontaktformular auf der Seite für Vereine, speichern wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Nachricht und die Sprache der Seite, um dir zu antworten. Lesen kann sie nur der Betreiber der Plattform; nach zwölf Monaten löschen wir sie.

Richtest du einen zweiten Faktor für die Anmeldung ein, speichern wir entweder den geheimen Schlüssel für deine Authenticator-App (verschlüsselt) oder pro Passkey den öffentlichen Schlüssel deines Geräts, den Namen, den du ihm gibst, und wann er hinzugefügt und zuletzt verwendet wurde. Dazu kommen deine Wiederherstellungscodes (verschlüsselt). Gesicht, Fingerabdruck oder Geräte-PIN bleiben auf deinem Gerät und erreichen uns nie.

Technisch bedingt verarbeiten wir ausserdem deine IP-Adresse und die Kennung deines Browsers: in der Anmeldesitzung, zum Schutz vor wiederholten Anmeldeversuchen und vor Massenversand über das Kontaktformular sowie in den Protokollen unserer Hosting-Dienstleister.

Die Daten dienen der Vermittlung und Abwicklung von Besuchen zwischen Familien und Klausenvereinen: Terminvereinbarung, Besuchsplanung, Rechnungsstellung, Kommunikation rund um den Besuch sowie, auf freiwilliger Basis, Feedback und Bewertungen. Den Vereinen dient die Plattform zudem zur Planung ihrer Einsätze und Mitglieder. Technische Daten verwenden wir nur für den sicheren Betrieb. Eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt. Vereinen kann SamiCloud Gutscheine für den Saison-Pass schicken: als Mailing nur an Org-Admins, die Neuerungen per E-Mail zugestimmt haben, oder als Dank auf deine eigene Rückmeldung an SamiCloud — diese Dankesmail kannst du mit dem Link in ihrer Fusszeile abbestellen. Ein persönlicher Gutscheincode gehört zum Verein; wir halten fest, wann er verschickt und ob er eingelöst wurde.\n\nNach einer Saison laden wir die Org-Admins der Vereine zu einer Plattform-Umfrage ein. Deine Antwort gehört zu dir, nicht zum Verein. Wir werten sie aus, um die Plattform zu verbessern, und fragen nur nach, wenn du es erlaubt hast. Als Dank erhältst du einen Gutscheincode, der an dich gebunden ist. Die Einladung kannst du mit dem Link in ihrer Fusszeile für immer abbestellen.

Steckbriefe enthalten Angaben über Kinder. Vorname und Texte eines Steckbriefs sind in der Datenbank verschlüsselt gespeichert und nur dem gebuchten Verein zugänglich. Zur Fehlersuche kann sich der Betreiber in ein Konto einloggen; jeder solche Zugriff wird protokolliert. Nach dem Besuch braucht die Steckbriefe niemand mehr; du kannst sie jederzeit selbst löschen, indem du dein Konto löschst.

Bist du Mitglied eines Vereins, bearbeiten wir, damit ihr im Verein zusammenarbeiten könnt: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse, deine Rolle und deine Teams, deine Antworten auf Verfügbarkeitsumfragen, auf Wunsch ein Profilbild sowie für Spesenrückerstattungen IBAN und Kontoinhaber (verschlüsselt gespeichert) und deine Spesen mit den Belegen. Hat der Verein die SMS-Funktion aktiviert, erhältst du SMS zu deinen Einsätzen.

Während der Besuchsmodus läuft, meldet dein Gerät etwa alle fünf Minuten seinen Standort. Gespeichert wird nur der zuletzt gemeldete Standort deines Teams; jede Meldung überschreibt die vorherige, und der Verein sieht ihn in seiner Besuchsübersicht.

Was der Verein mit diesen Angaben tut, verantwortet er selbst (siehe «Zwei Verantwortliche»). Dein Konto kannst du löschen, sobald dich kein Verein mehr als Mitglied führt.

Einige Funktionen nutzen OpenAI:

• die Formulierungshilfe beim Steckbrief, nur wenn du sie aufrufst;
• Geschichten und Saisonzusammenfassungen für Vereine, nur auf deren Auftrag;
• der Hilfe-Assistent im Vereinsbereich: Er erhält nur die Frage und das Handbuch, keine Daten aus der Plattform;
• die Beleganalyse: Fotografiert jemand beim Erfassen einer Ausgabe oder Einnahme einen Beleg mit der Handykamera, geht das Foto verkleinert an OpenAI, um Betrag, Beschreibung, Kategorie und Datum vorzufüllen. Was auf dem Beleg steht, geht mit; wer das nicht will, lädt den Beleg wie bisher hoch.
• die Inserat-Bilder: Lässt ein Verein ein Bild für sein Inserat oder für Instagram zeichnen, gehen die gewählte Szene, sein Zusatz dazu und die Darstellung des Samichlaus an OpenAI; für ein ganzes Inserat auch Titel, Text, Anmeldefrist und die gewählten Kontaktangaben des Vereins, für ein vereinfachtes Inserat auf Instagram Titel und Anmeldefrist. Das Logo geht nicht mit, SamiCloud setzt es selbst ein;
• die Auswertung der Plattform-Umfrage: Damit SamiCloud die Antworten der Vereine zusammenfassen kann, gehen ihre Texte an OpenAI. Namen, E-Mail-Adressen und Vereinsnamen entfernen wir vorher.

Bevor Texte zu einer Buchung die Plattform verlassen (Steckbrief, Geschichte, Rückmeldungen), ersetzen wir alle Namen, die wir zu dieser Buchung kennen: den Vornamen des Kindes durch «das Kind» oder, in Geschichten, durch einen ähnlich klingenden Ersatznamen; Geschwister, Eltern und den Namen der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers durch ihre Rolle. Namen, die wir nicht kennen, etwa eine Nachbarin, die du in einem Text erwähnst, gehen so mit, wie sie geschrieben sind. Adressen und Telefonnummern aus Konto und Buchung werden nie übermittelt.

Wir weisen OpenAI an, die Anfragen nicht abzulegen. OpenAI bewahrt sie höchstens 30 Tage zur Missbrauchskontrolle auf und verwendet sie nicht zum Training von Modellen.

Zwei Dinge entscheidet die Plattform ohne menschliches Zutun:

• Automatische Absage: Hat ein Verein sie eingeschaltet, sagt SamiCloud eine Buchung selbsttätig ab, wenn bei Ablauf der Steckbrieffrist noch Steckbriefe fehlen. Vorher erinnern wir dich per E-Mail. Du kannst deinen Standpunkt darlegen und verlangen, dass ein Mensch die Absage überprüft; wende dich dafür an den Verein oder an info@samicloud.ch.
• Saisonabschluss: Läuft der Saison-Pass eines Vereins ab, während seine Saison noch offen ist, schliesst die Plattform die Saison. Offene Anfragen werden abgelehnt (du erhältst die übliche Absage), verbleibende Buchungen ohne Nachricht an dich abgesagt; der Verein erhält die Liste. Ob der Besuch trotzdem stattfindet, klärst du direkt mit dem Verein.

Bei Vereinen, die Anfragen sofort bestätigen, wird deine Buchung automatisch bestätigt, sobald ein Termin frei ist.

Wir setzen nur Cookies ein, die für die Plattform nötig sind:

• Sitzung und Schutz vor gefälschten Formularen, gültig bis zwei Stunden nach deiner letzten Aktivität;
• «Angemeldet bleiben», wenn du es wählst oder dich über einen Drittanbieter anmeldest, bis du dich abmeldest;
• die Spracheinstellung, ein Jahr;
• die Bestätigung des Hinweises, dass die öffentlichen Seiten für Kinder unter zehn Jahren nicht gedacht sind, 30 Tage.

Im Vereinsbereich merkt sich dein Browser zudem Anzeigeeinstellungen (hell oder dunkel, eingeklappte Navigation) und den Stand des Besuchsmodus; diese Angaben bleiben auf deinem Gerät. Tracking- oder Werbe-Cookies gibt es keine. Wir zählen lediglich, wie oft ein Vereinsprofil pro Tag aufgerufen wird und wie viele dieser Aufrufe über den QR-Code des Vereins kamen; dabei werden weder Cookies gesetzt noch IP-Adressen oder andere Merkmale deines Geräts gespeichert.

Damit keine Massenmails über die Kontaktformulare kommen, löst dein Browser beim Ausfüllen unbemerkt eine kleine Rechenaufgabe. Das geschieht vollständig zwischen deinem Browser und SamiCloud: Kein Dritter ist beteiligt, und mit der Aufgabe wird weder ein Cookie gesetzt noch deine IP-Adresse gespeichert. Eine Nachricht ohne gelöste Aufgabe wird nicht zugestellt. Wir zählen pro Formular nur, wie viele Aufgaben ausgegeben, gelöst oder abgewiesen wurden, und löschen diese Zählung nach 90 Tagen.

Die Kartenseite und die Karten im Vereinsbereich laden Google Maps direkt beim Aufruf, eine Vereinsseite erst, wenn du dort eine Karte öffnest. Google kann dabei eigene Cookies setzen (siehe «Auftragsbearbeiter und Weitergabe»).

Du kannst Cookies in deinem Browser jederzeit ablehnen oder löschen. Ohne Sitzungs-Cookie ist allerdings keine Anmeldung möglich, und der Hinweis für Kinder erscheint dann bei jedem Besuch.

Du kannst dich statt mit einem Passwort auch über Google, Microsoft oder Apple anmelden, sofern angeboten. Dabei übermittelt uns der Anbieter deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und eine technische Konto-Kennung; ein Passwort wird auf SamiCloud in diesem Fall weder erhoben noch gespeichert. Wir verwenden diese Angaben ausschliesslich, um dein Konto zu erstellen und dich anzumelden.

Welche Daten der Anbieter selbst bei der Anmeldung bearbeitet, verantwortet er als eigenständige Stelle; es gelten seine Datenschutzhinweise. Die Verknüpfung mit deinem Anbieter-Konto kannst du jederzeit auflösen, indem du dein SamiCloud-Konto löschst.

Deine Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Buchungsdaten sind nur für den gebuchten Verein einsehbar. Für den Betrieb setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Laravel Holdings Inc. (USA): Betrieb der Plattform über Laravel Cloud, auf Infrastruktur von Amazon Web Services; die Datenbank liegt im Rechenzentrum Frankfurt.
• Cloudflare Inc. (USA): Auslieferung der Seiten, Schutz vor Angriffen und Speicherung der hochgeladenen Bilder, Dokumente und Belege.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg), Rechenzentrum Frankfurt: Versand der E-Mails samt der Meldung, ob eine Mail zugestellt oder abgewiesen wurde, und Aufbewahrung der nächtlichen Sicherungskopien.
• Google Ireland Ltd. (Irland) / Google LLC (USA), Microsoft Ireland Operations Ltd. (Irland) / Microsoft Corp. (USA), Apple Distribution International Ltd. (Irland) / Apple Inc. (USA): Anmeldung über Drittanbieter, nur sofern du sie nutzt (siehe Abschnitt «Anmeldung über Drittanbieter»).
• Google Ireland Ltd. (Irland) / Google LLC (USA): Darstellung der Karten, Umrechnung von Besuchsadressen in Koordinaten sowie Berechnung von Fahrzeiten und Routen. Dafür erhält Google die Besuchsadresse und, beim Laden einer Karte, deine IP-Adresse.
• OpenAI Ireland Ltd. (Irland) / OpenAI, L.L.C. (USA): die oben beschriebene KI-Unterstützung und Beleganalyse.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg), Rechenzentrum Frankfurt: Versand von SMS, sofern ein Verein diese Funktion aktiviert hat; an Familien nur, wenn sie dem SMS-Empfang zugestimmt haben.
• Stripe Inc. (USA) / Stripe Payments Europe (Irland): Zahlungsabwicklung samt Rabatten aus Aktionen und Gutscheincodes, sofern ein Verein ein kostenpflichtiges Angebot bezieht. Familien zahlen ihren Besuch direkt beim Verein, nicht über die Plattform.
• GitHub Inc. (USA): Fehlermeldungen und Wünsche, die Vereinsmitglieder über die Plattform an uns senden, legen wir mit dem Namen des Vereins als Aufgabe bei GitHub ab.
• Laravel Holdings Inc. (USA): Überwachung der Plattform mit Nightwatch, damit wir Fehler und langsame Seiten finden. Dafür gehen technische Angaben zu Seitenaufrufen, Hintergrundaufgaben, versendeten E-Mails und Fehlern an Laravel: welche Seite aufgerufen wurde, aber ohne Codes, Nummern oder Suchbegriffe aus der Adresse, und deine IP-Adresse; bei angemeldeten Personen nur die interne Nummer des Kontos (weder Name noch E-Mail-Adresse); bei E-Mails nur die Art und die Anzahl Empfänger, nicht der Betreff; bei Fehlern die Fehlermeldung, aus der wir E-Mail-Adressen, IBAN und Datenbankwerte entfernen. Was du in Formulare eingibst, geht nicht mit.

Irland, Luxemburg und Deutschland bieten nach Anhang 1 der Datenschutzverordnung einen angemessenen Datenschutz. Für die USA gilt das seit dem 15. September 2024 bei Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Wo ein Anbieter nicht zertifiziert ist, stützen wir uns auf seine Standardvertragsklauseln (Art. 16 Abs. 2 DSG).

Wir behalten Daten so lange, wie sie für den Besuch und dessen Abwicklung gebraucht werden. Verlaufseinträge zu Buchungen und zwischengespeicherte Kartendaten löschen wir nach einem Jahr automatisch, die Anmeldesitzung kurz nach ihrem Ablauf. Antworten auf eine Plattform-Umfrage behalten wir drei Jahre nach ihrem Ende, damit wir die Jahre vergleichen können. Versandte E-Mails bewahren wir 90 Tage auf, so wie sie verschickt wurden, damit wir Rückfragen zur Zustellung beantworten können; Anhänge nur mit Namen. Kommen Mails an deine Adresse dauerhaft nicht an, sieht der Verein, mit dem du zu tun hast, einen Hinweis, damit er dich anrufen kann.

Löschst du dein Konto, verschwinden sofort dein Konto, die an dich versandten E-Mails, deine Steckbriefe, Nachrichten, Anfragen, Bewertungen und Rückmeldungen, deine Antworten auf Plattform-Umfragen, ebenso deine Adresse im Buchungsverlauf und in den Kartendaten sowie ältere Benachrichtigungen der Vereinsmitglieder zu deiner Buchung. Beim Verein bleibt der Beleg des Besuchs ohne deinen Namen bestehen (Datum, Personenzahl, Preis, Postleitzahl und Ortschaft), weil er ihn für seine Buchhaltung benötigt und dafür gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten; ebenso seine eigene Notiz zum Besuch und die Geschichte des Abends, die keine echten Namen enthält.

Jede Nacht erstellen wir eine verschlüsselte Sicherungskopie, damit nach einer Störung nichts verloren geht. Daraus verschwinden gelöschte Daten nicht sofort, sondern wenn die betreffenden Kopien ablaufen, spätestens nach zwei Jahren. Wir greifen auf Sicherungskopien nur zu, um die Plattform wiederherzustellen.

Du hast das Recht auf Auskunft über deine Daten, auf Berichtigung und Löschung, auf Widerspruch gegen eine Bearbeitung sowie darauf, die Daten, die du uns gegeben hast, in einem gängigen elektronischen Format zu erhalten oder einer anderen Stelle übertragen zu lassen.

Die Auskunft holst du dir selbst: Unter «Mein Bereich → Mein Profil → Meine Daten» lädst du alles herunter, was wir über dich gespeichert haben, als Familie wie als Vereinsmitglied; als Familie löschst du dort auch dein Konto. Hast du kein eigenes Konto, etwa weil dich ein Verein ohne Konto eingetragen hat, oder hast du Fragen dazu, schreib an info@samicloud.ch. Du erhältst dieselbe Auskunft kostenlos und innert 30 Tagen; vorher prüfen wir, dass die Anfrage wirklich von dir kommt. Für die eigenen Aufzeichnungen eines Vereins wendest du dich an den Verein.

Bist du mit unserer Antwort nicht einverstanden, kannst du dich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.